Doel van het Klachtenreglement:
Het Klachtenreglement van Tennis Club De Leidse Hout heeft tot doel een transparante en effectieve procedure te bieden voor het behandelen van klachten van leden en andere betrokkenen. Dit reglement streeft ernaar een eerlijke oplossing te bieden en de tevredenheid van alle partijen te waarborgen.
1. Definities:
Klacht: Een schriftelijke uiting van ontevredenheid met betrekking tot de activiteiten of gedragingen van en/of bij de Tennis Club de Leidse Hout.
Klager: Het lid of de betrokkene die een klacht indient.
Klachtencommissie: Een door het bestuur aangestelde commissie die verantwoordelijk is voor de behandeling en afhandeling van klachten. In de commissie kunnen zowel leden van het bestuur zitten als andere leden van de Tennis Club de Leidse Hout. De samenstelling van de commissie kan per klacht gewijzigd worden. Indien een klacht betrekking heeft op een van de leden van het bestuur of van de klachtencommissie zal deze persoon geen deelnemen aan de behandeling en afhandeling van de betreffende klacht.
2. Indienen van een Klacht:
Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur van de vereniging.
Hierbij dient de klager zijn/haar naam, contactgegevens en een gedetailleerde beschrijving van de klacht te verstrekken. Tevens kan de klager aangeven welke oplossing van de klacht gewenst is zodat het bestuur dit kan overwegen tijdens de behandeling.
3. Behandeling van Klachten:
Binnen 2 weken na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een schriftelijke bevestiging van ontvangst.
De klachtencommissie onderzoekt de klacht grondig en onpartijdig, waarbij alle relevante informatie wordt verzameld.
De klachtencommissie heeft het recht om getuigen en andere betrokkenen te raadplegen om een volledig beeld van de situatie te krijgen.
De klachtencommissie streeft ernaar om de klacht binnen 6 weken na ontvangst af te handelen.
4. Besluit en Communicatie:
Na het onderzoek brengt de klachtencommissie een gemotiveerd besluit uit aan het bestuur en aan de klager.
Het besluit kan variëren van een formele verontschuldiging tot specifieke maatregelen om herhaling van de klacht te voorkomen.
Het besluit wordt schriftelijk gecommuniceerd aan de klager, met uitleg over verdere stappen en mogelijkheden.
5. Vertrouwelijkheid:
Alle informatie met betrekking tot de klacht wordt vertrouwelijk behandeld om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen.
Dit Klachtenreglement is bedoeld om een eerlijke en respectvolle behandeling van klachten te waarborgen binnen Tennis Club de Leidse Hout. Het bestuur en de klachtencommissie streven ernaar om klachten op een constructieve manier op te lossen en de kwaliteit van onze vereniging te blijven verbeteren.
Datum laatste herziening: februari 2024
Voorzitter, T.C. De Leidse Hout
