Klachtenreglement
Doel van het Klachtenreglement:
Het Klachtenreglement van Tennisclub De Leidse Hout heeft tot doel een transparante en effectieve procedure te bieden voor het behandelen van klachten van leden en andere betrokkenen. Dit reglement streeft ernaar een eerlijke oplossing te bieden en de tevredenheid van alle partijen te waarborgen.
Klacht: Een schriftelijke uiting van ontevredenheid met betrekking tot de activiteiten of gedragingen van en/of bij de TC De Leidse Hout.
Klager: Het lid dat of de betrokkene die een klacht indient.
Klachtencommissie: Een door het bestuur aangestelde commissie die verantwoordelijk is voor de behandeling en afhandeling van klachten. Leden van het bestuur en de vertrouwenscontactpersoon nemen geen deel aan een klachtencommissie. De samenstelling van de commissie kan per klacht gewijzigd worden.
2. Indienen van een klacht:
Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur van de vereniging.
Hierbij dient de klager zijn/haar naam, contactgegevens en een gedetailleerde beschrijving van de klacht te verstrekken. Tevens kan de klager aangeven welke oplossing van de klacht gewenst is zodat de klachtencommissie dit kan overwegen tijdens de behandeling.
3. Behandeling van klachten:
Binnen twee weken na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een schriftelijke bevestiging van ontvangst en wordt de beklaagde van de klacht op de hoogte gesteld.
De klachtencommissie onderzoekt de klacht grondig en onpartijdig, waarbij alle relevante informatie wordt verzameld.
De klachtencommissie heeft het recht om getuigen en andere betrokkenen te raadplegen om een volledig beeld van de situatie te krijgen.
De klachtencommissie streeft ernaar om de klacht binnen zes weken na ontvangst af te handelen.
4. Besluit en communicatie:
Na het onderzoek brengt de klachtencommissie een gemotiveerd besluit uit aan het bestuur en aan de klager.
Het besluit kan variëren van een formele verontschuldiging tot specifieke maatregelen om herhaling van de klacht te voorkomen.
Het besluit wordt schriftelijk gecommuniceerd aan de klager, met uitleg over verdere stappen en mogelijkheden.
Het bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het besluit.
5. Vertrouwelijkheid:
Alle informatie met betrekking tot de klacht wordt vertrouwelijk behandeld om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen.
Dit klachtenreglement is bedoeld om een eerlijke en respectvolle behandeling van klachten te waarborgen binnen Tennisclub De Leidse Hout. Het bestuur en de klachtencommissie streven ernaar om klachten op een constructieve manier op te lossen en de kwaliteit van onze vereniging te blijven verbeteren.
Na het onderzoek brengt de klachtencommissie een gemotiveerd besluit uit aan het bestuur en aan de klager.
Het besluit kan variëren van een formele verontschuldiging tot specifieke maatregelen om herhaling van de klacht te voorkomen.
Het besluit wordt schriftelijk gecommuniceerd aan de klager, met uitleg over verdere stappen en mogelijkheden.
Het bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het besluit.
Datum laatste herziening: november 2024
Voorzitter, T.C. De Leidse Hout